Cada año, alrededor del tiempo de impuestos, nos gusta recordar a nuestros clientes que revisen sus libros corporativos. Es un buen momento para actualizar los libros para los eventos del año pasado. O si ha sido más largo y ha pasado un tiempo.
Los libros corporativos pueden ser libros, digitales o ambos. Lo importante es saber que mantenerlos actualizados bien vale la pena.
Los libros corporativos actuales son evidencia de que usted está operando de la manera requerida por la ley. Sus libros corporativos bien documentados pueden ser útiles si tiene una auditoría por parte del IRS, está involucrado en una demanda o necesita mostrar pruebas de cumplimiento al Secretario de Estado u otro departamento administrativo.
La ley de Texas específicamente permite que las reuniones corporativas se realicen virtualmente. Sin embargo, si tiene documentos de incorporación más antiguos, puede haber un lenguaje que requiera reuniones en persona. Durante Covid-19, las órdenes estatales y locales que dicen que ciertas reuniones en persona no están permitidas pueden hacer que las reuniones en persona sean imposibles. Las reuniones deben suceder de manera oportuna cuando sea posible, de manera respetuosa con la ley.
Al planificar su reunión corporativa, deberá considerar todos los eventos importantes que han sucedido desde la última reunión. ¿Ha firmado un nuevo contrato de arrendamiento su empresa? ¿Comprado propiedad? ¿Han cambiando los oficiales? Los cambios importantes deben ser documentados, deben ser votados y ratificados mediante resolución. Los documentos importantes deben mantenerse en un lugar organizado y fácilmente disponible. Se pueden incluir copias con el libro corporativo.
Si ha tenido directores u oficiales que abandonan su corporación, eso debe documentarse. Si los porcentajes de propiedad han cambiado, ese hecho debe documentarse también. Si el “propósito” de su empresa ha cambiado desde que se presentaron los Artículos de Incorporación, debe resolver ese problema lo mas antes posible. Un abogado de negocios puede responder preguntas legales sobre usted sobre este tema y su C.P.A. puede responder cualquier inquietud fiscal que tenga.
Para las organizaciones sin fines de lucro, el cumplimiento es especialmente importante para mantener el estado exento de impuestos.
Las actualizaciones en los Artículos de Incorporación deben presentarse ante el Secretario de Estado de Texas, División de Corporaciones. Puede encontrar más información sobre esto en el sitio de la Secretaría de Estado de Empresas Corporativas de Texas, o un abogado de negocios de Texas puede ayudarlo.
Mientras lo hace, revise sus estatutos y procedimientos actuales. Si no están al día con la tecnología, ¿por qué no hacer eso ahora? Puede permitir específicamente reuniones virtuales, comunicación electrónica, almacenamiento y recuperación, etc.
Las plataformas de reuniones virtuales ahora permiten compartir pantallas y encuestas electrónicas y votar. Una vez que esté configurado, ¡se sorprenderá de lo fácil que es!
Si necesita ayuda para actualizar sus libros corporativos (o está considerando formar o disolver una corporación) comuníquese con un abogado experimentado en negocios de Texas para obtener ayuda.
